Mitteilungsvorlage öffentlich - VO/2025/093

 

Die Beratungsfirma Kienbaum Management GmbH wurde beauftragt, die Fachgruppe Wohnpflegeaufsicht (ehemals Heimaufsicht) zu untersuchen. Ziel der Untersuchung war eine Optimierung der Arbeitsprozesse und der Organisationsstruktur einschließlich Aufgabenverteilung der Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten sowie der Personalbemessung.

 

Die Untersuchung basierte auf einem multimethodischen Ansatz unter Einbeziehung aller Mitarbeitenden einschließlich direkter und nächsthöherer Führungskraft. In teilweise parallelen Arbeitsschritten erfolgten die Information der Beschäftigten, Aufgabenerhebung über die Fachgruppenleitung und Interviews mit Beschäftigten und Führungskräften. Nach einer IST Analyse und Durchführung von Workshops mit der gesamten Fachgruppe wurden die Ergebnisse präsentiert.

 

Es wurden Optimierungsvorschläge für insgesamt 10 Handlungsfelder in drei Kategorien ausgearbeitet:

 

•           Aufbauorganisation, Binnenstruktur und Ressourcensteuerung
•           Aufgabenwahrnehmung
•           Prozessoptimierung, Einführung Fachanwendung und Digitalisierung

Der Abschlussbericht der Organisationsuntersuchung fasst die durch den Aufgaben- und Personalzuwachs erforderlich gewordene Um- bzw. Neustrukturierung der Fachgruppe zusammen und gibt entscheidende Hinweise zu den aufzugreifenden Handlungsfeldern.

 

Die größten Optimierungspotenziale wurden im Bereich der Optimierung und Standardisierung von Arbeitsprozessen, bei der Einführung einer datenbankbasierten Fachanwendung sowie bei dem Einsatz von mobilen Geräten zur Ergebnisdokumentation bei den Prüfungen vor Ort gesehen.

 

Oberstes Ziel der strukturellen Neuausrichtung der Fachgruppe ist die Sicherstellung des gesetzlichen Auftrages der Durchführung von Regel- und Anlassprüfungen in den Einrichtungen der stationären Altenpflege und Eingliederungshilfe für den Kreis Rendsburg-Eckenförde. Die erarbeiteten Optimierungsvorschläge haben konkrete Anhaltspunkte für die ersten Schritte der Neuausrichtung der Fachgruppe geliefert. Die ersten Umsetzungen der empfohlenen Maßnahmen zeigen bereits erste Ergebnisse und führten zu einer Steigerung der Prüfquote von Regelprüfungen in den Einrichtungen (25,4 % in 2023 gegenüber 67,8 % in 2024) sowie einer Stabilisierung des Personalkörpers durch weiteren Personalaufbau bei weniger Personalabgängen.

 

Die Umsetzung der Maßnahmen erfordert von allen Beteiligten eine umfangreiche Planung unter Einbettung in die bestehenden Rahmenbedingungen bis die angestrebten fachlichen Veränderungen und die optimierten Abläufe umgesetzt sind. Für den Gesamtprozess der Neuausrichtung gibt die Firma Kienbaum einen erforderlichen Zeitrahmen von 2 bis 3 Jahren an.

 

 

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