Beschlussvorlage öffentlich - VO/2016/858

1. Begründung der Nichtöffentlichkeit:

entfällt

2. Sachverhalt:

In der Sitzung des Hauptausschusses vom 05.11.2015 wurde die Verwaltung  beauftragt, ein Konzept zur zukünftigen Struktur der Zulassungsstelle zu erstellen.

Bei der Erarbeitung des Konzeptes sollten die jetzigen Partner eingebunden werden.

Es wurde eine Arbeitsgruppe bestehend aus Mitarbeitern der Kreisverwaltung, der Gemeinde Altenholz, des Amtes Mittelholstein und der Stadt Eckernförde gebildet mit dem Ziel, ein zukunftsfähiges Konzept der Zulassungsstelle des Kreises, das zu einer Verbesserung der Wirtschaftlichkeit führt, zu erstellen.

In der Arbeitsgruppe wurden folgende Dinge erarbeitet:

• Die Benchmarking-Zahlen wurden getrennt nach Standorten der Zulassungsbehörde erhoben, so dass ein direkter Vergleich möglich ist (siehe Anlage).
• Das Verhältnis zwischen privaten und gewerblichen Kunden wurde herausgearbeitet und ist als Anlage beigefügt.
• In der Arbeitsgruppe herrschte Einvernehmen, dass die tatsächliche Einführung der Online-Zulassung derzeit nicht absehbar ist.

Aufgrund der Kürze der Zeit und der Belastung im Bereich Zuwanderung konnte der Auftrag des Hauptausschusses noch nicht vollständig abgearbeitet werden. Insbesondere ist es noch nicht gelungen ist es, die Kostenstruktur der Standorte vergleichbar darzustellen.

Auf der Basis dieser Zwischenergebnisse schlägt die Arbeitsgruppe folgendes weitere Vorgehen vor:

• Die dezentrale Struktur der Zulassungsbehörde an vier Standorten soll zunächst beibehalten werden.
• Die Wirtschaftlichkeit soll durch Veränderungen vor allem am Standort Eckernförde, aber auch im Hinblick auf Vergleichbarkeit, Personalausstattung und die Arbeitsprozesse, erhöht werden.
• Mit der Angleichung der Verträge soll gewährleistet werden, dass zukünftig eine einheitliche Abrechnung der Ausgaben des jeweiligen Standortes erfolgt. Darüber hinaus werden die Kosten aller vier Standorte nach einheitlichen Kriterien ermittelt, damit eine betriebswirtschaftliche Bewertung nach Standorten möglich ist.

Durch diese Vorschläge soll erreicht werden, dass auch ohne Standortschließung die Zulassungsstelle jedenfalls einen Mittelplatz im Benchmarking (und zwar bezogen auf die Kennzahl Geschäftsvorfälle je Mitarbeiter) erreicht.

Aus Sicht der Verwaltung sind die Vorschläge plausibel. Sollte der Hauptausschuss dieser Empfehlung folgen, würden verwaltungsseitig folgende Maßnahmen initiiert und umgesetzt:

• Es erfolgen Personalanpassungen, damit an allen Standorten eine gleichmäßige Verteilung in Bezug auf die gewichteten Geschäftsvorfälle vorliegt.
• Die Prozesse werden beschrieben und an allen Standorten einheitlich ausgeführt.
• Die Öffnungszeiten werden angeglichen .
• Eine Online-Terminvergabe wird in allen Standorten eingeführt.
• Dem Hauptausschuss  wird im zweiten Quartal 2017 ein Konzept zur Struktur der Zulassungsbehörde vorgelegt. In diesem Bericht sind die Kosten je Standort für das Kalenderjahr 2016 und die Benchmarking-Zahlen enthalten. Zudem wird über die Einführung der online-Terminvergabe berichtet und der Sachstand zur online-Zulassung mitgeteilt.

Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss spricht sich dafür aus, die dezentrale Struktur der Zulassungsbehörde an vier Standorten zunächst beizubehalten.

Die Verwaltung wird gebeten, die Wirtschaftlichkeit der  Zulassungsbehörde durch geeignete Maßnahmen zu steigern.

Dem Hauptausschuss ist im 2. Quartal 2017 ein Sachstandsbericht vorzulegen.

Finanzielle Auswirkungen:

entfällt